Microsoft SharePoint es un robusto software de gestión documental que permite a las empresas organizar, compartir y colaborar en documentos de manera eficiente.
R2 Docuo es un avanzado software de gestión documental diseñado para empresas que buscan organizar, compartir y proteger sus documentos en un entorno profesional y seguro.
El propósito de este artículo es ofrecer una guía detallada sobre los Sistemas de Gestión Documental. Pretendemos que este recurso sea útil tanto para los profesionales de TI y administradores del sistema como para los usuarios finales y los gerentes de proyectos.
Cumplimiento normativo: Ayuda a las organizaciones a cumplir con las regulaciones y normativas locales e internacionales.
La digitalización de documentos implica pasar documentación física a formato electronic. Son muchas las empresas que almacenan gran cantidad de documentación que ocupa demasiado espacio y es difícil de consultar. Aunque este proceso pueda resultar tedioso, una vez realizado puede suponer una ventaja competitiva al hacer que la información sea accesible.
Sesiones de Retroalimentación: Organizar sesiones de retroalimentación periódicas con los usuarios para discutir sus experiencias y hacer ajustes necesarios en el sistema o la capacitación.
Según un estudio realizado por TIC Portal sobre empresas que han iniciado un proyecto de gestión documental, los principales motivos para invertir en software DMS son: Mejora de la eficiencia por optimización del archivo y búsqueda de la información
A pesar de los beneficios que conlleva, la gestión documental también enfrenta una serie de retos que deben ser superados para garantizar su correcta implementación. Algunos de los retos más comunes son:
Entrevistas y Encuestas: Realizar entrevistas y encuestas a los usuarios finales para entender sus necesidades y expectativas. Esto incluye qué funcionalidades consideran críticas y cómo el DMS puede mejorar su trabajo diario.
Una vez seleccionado el DMS adecuado, es very important planificar cuidadosamente su implementación y establecer un presupuesto realista:
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Por lo tanto, es essential elegir un sistema que sea intuitivo y que cuente con una interfaz amigable para todos los usuarios involucrados en la gestión documental.
Esto no solo agudiza la necesidad de sistemas de almacenamiento en la nube, sino que también enfatiza la importancia de la seguridad de datos, dado que la información puede ser vulnerable una software de gestión documental vez que está fuera de la infraestructura fileísica de la organización.
Gestión documental Ciclo de vida de un documento: controla la gestión documental El ciclo de vida de un documento (Document Lifecycle) es el conjunto de fases que atraviesa un documento. ¿Cómo se hace con un software?